知识产权行业企业如何解决文件管理难题！

知识产权代理企业运营发展过程中会有很多核心数据、企业机密以及项目资料等重要文档文件，而长期堆放着没有合理的存储与管理容易出现资料泄露、丢失、破损、查找难等问题，这些都会对企业的发展造成影响。所以现在不少企业都选择借助文档管理工具来实现企业大量文档智能化存储与管理。

其实最难的是文档的组织管理。如何制定规范，让大家把文档分门别类的存放起来，而且对于文档的可见范围进行有效的规范。很多时候，大家工作的随意性很强，或者是每个人都有各自的习惯，因而文件乱起名，乱存放，到后来根本找不到。

当然一个好的企业文档管理软件能够有效的支持企业文档管理，一般来说，需要文档管理系统：

第一是安全，企业文档是生命线，没了安全别的啥也别说。

第二是协同，企业文档不是个人文档，企业文档管理核心价值在于企业员工之间的文档协作。多人共享、版本管理、在线编辑、远程互动等等都要具备。

第三是随时随地，现在的管理越来越快，支持移动、支持各种设备，是企业文档管理的必备条件。

知识产权代理公司面对的是越来越多的客户，越来越多的文档资料，繁琐的流程管理，需要一个更加高效的知识产权管理软件。启服云知识产权管理系统能轻松解决这一点且还有其他更人性化功能。

启服云系统能够通过自主研发的插件无缝对接官方CPC客户端，支持来文的PDF、TIF、XML、DOC等各类文件的提取。 

启服云强大的数据防丢功能，可以把项目的各类文本比如财务信息、工商信息、研发费用、专利信息、社保信息、申报文档等各类文件信息，可以通过自主研发的文件管理系统备份至本地，也可以通过加密的方式传输存储至云端，双重存储备份，让资料存储更安心。

 知识产权代理企业遇到项目进度管理太繁琐怎么解决呢？

启服云系统采用流程任务三重期限管控：节点期限、客户期限、官方期限，期限阶段化监控提醒，多重保障，以确保案件的顺利推进，如期完成，并且可以设置即将到期案件重点提醒处理，以避免案件出现逾期的问题。

启服云管理系统实现全流程的项目进度管理，从立项到审批到任务分配再到项目审核再到递交官方再到申报成功的项目资金管理等全流程的信息化管理和协同，并且提供项目过程追溯功能，通过员工操作历史记录功能，对项目的全流程进行管控、查看，能够提高项目管理的效率，降低出错几率。

启服云知识产权管理统是一套代理机构知识产权业务全流程解决方案系统，功能上涵盖了企业涉及的重要知识产权范围，包括:专利、商标、版权等。随时随地透视各种类型的知识产权事务管理数据，辅助企事业单位科学决策、完善全方位管理知识产权任务实现从立案、配案、撰稿、核稿、递交、期限、年费、财务、客户对接等知识产权各阶段全流程信息化管理。

启服云系统能够通过自主研发的插件无缝对接官方CPC客户端，自动收取官方来文，可以智能分析来文的官方文件诸如官方期限、缴费期限等官方设定的日期等重要信息，并且进行归档、任务流程触发、官费生成、期限生成对接官方系统，稽核内部案件信息 支持来文的PDF、TIF、XML、DOC等各类文件的提取，并且支持在线预览功能，一次收取，终身查看。系统采用流程任务三重期限管控：节点期限、客户期限、官方期限费用期限阶段化监控提醒，多重保障，以确保案件的顺利推进，如期完成，并且可以设置即将到期案件重点提醒处理，以避免案件出现逾期的问题。

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